华为:时间管理提高员工整体素质

前苹果副总裁Roizen就曾表达过她看待时间的原则:“你需要对自己如何利用时间了如指掌。很多人不知道每件事情花了多少时间,他们有1000封未回复的邮件,却还说不知道怎么处理……”


“解决方法就是每天安排的工作不要超过5个小时,留出3个小时回邮件、打电话、阅读、获取最新消息。当别人说没时间时,我会说,你当然有时间,但你用来做别的事情了”。


嗯,时间都去哪儿了?让我们一起来觉察它、拥抱它、管理它。


界定“时间管理”的两大误区


“华为”时间管理培训的第一部分,就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区:


误区一:工作缺乏计划


大量的时间浪费来源于工作缺乏计划。


比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高耗时的方法工作。


误区二:不会适时说“不”


时间管理当中最有用的词是“不”。


华为人认为,人们组织工作当中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已,往往把把来自于各方的请托都不暇思索地接受下来,但这不是一种明智的行为。


量力而行地说“不”,对己对人都是一种负责。首先,自己不能胜任委托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果都无法达标,都会打乱委托人的时间安排,结果是“双输”。


所以华为一向强调,接到别人的委托,不要急于说“是”而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能,那要具体与委托人协调,在必要时刻,要敢于说“不”。


掌握“时间管理”的四大法宝


“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”,但如果没有切实可行的解决方案,困境还是不会改变。“华为”对于时间管理有4大法宝。


法宝一:以SMART为导向的“华为”目标原则


“华为”的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART标准,这里SMART标准是指:


具体性(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的华为人”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。


可衡量性(Measurable)。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳成员工奖”目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。


可行性(Attainable)。这里可行性有两层意思:一是目标应该有能力范围内;二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。如果目标经常达不到,的确会让人沮丧,但同时也应注意:太容易达到的目标会让人失去激情。


相关性(Relevant)。这里的“相关性”是指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。


及时性(Time-based)。及时性比较容易理解,是指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。


法宝二:关注第二象限的华为四象限原则


根据重要性和紧迫性,我们可以将所有的事件分成4类(即建立一个二维四象限的指标体系),见表:



第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限与第二象限的处理上,人们却往往不那么明智。


很多人更关注于第一象限的事件,这将会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,这很容易使人精疲力竭,长此以往,既不利于个人也不利于工作。


新员工来华为的初期,比较关注于第一象限的事件。天天加班,而且工作质量也不尽如人意,感觉很糟糕。经过培训后,转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。


这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好。因此,增强了新员工的自信。


法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则


日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%的工作时间(按每日工作8小时计),其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。


同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。


华为培训也认识到:“打扰是第一时间大盗”。


为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则,它包括两个方面的内容:


一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断,要多用干扰性不强的沟通方式(如:Email),要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等。


二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。


法宝四:执着于流程优化的华为精简原则


著名的时间管理理论——崔西定律,指出:“任何工作的难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个步骤,由此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。”


无论对于1部门的工作流量,还是7部门的工作流量,华为要求员工们做到“能省就省”,并编制“分析工作流程的网络图”,每一次去掉一个多余的环节,就少了一个工作延误的可能,这意味着大量时间被节省了。


综上所述,通过研究和剖析华为的时间管理,华为给我们一个重要的启示:时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。


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