看看人家三星是怎么开会的?

又到年底忙碌的节奏了,对于培训管理者而言各种会议自然必不可少,如何能够提升会议的效率呢?南哥今日推荐三星的会议模式给大家,可以将这些会议原则在组织内部分享,以大幅度提升工作效率...

 

首先必须记住3个简单却很有意义的公式:

 

 

接下来是三星9条会议体系:

 

 

一、凡是会议,必有准备

 

在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,需要做到以下五点:

1、必须把会议材料提前发给与会人员;

2、与会人员要提前看材料并做好准备;

3、准备好问题,不能进了会议室才开始思考;

4、提前去洗手间,别轻易打断会议;

5、悬挂免打扰牌;

 

二、凡是会议,必有主题

 

在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命:

1、主题明确;

2、问题描述明确;

3、议题明确;

 

三、凡是会议,必有纪律

 

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚,在会议中需要注意以下纪律:

1、禁止玩手机;

2、禁止使用电脑;

3、禁止接听电话;

 

四、凡是会议,会前必有议程

 

要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

 

五、凡是会议,必有结果

 

 

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言:

1、会议时间最好控制在1.5-2H以内;

2、时间提醒还有30分钟,还有10分钟;

3、会议的决议要形成记录;

 

六、凡是散会,必有事后追踪

 

 

记住"散会不追踪,开会一场空"。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。确保部门的执行负责人与责任人,就如第三条公式中,如果执行不到位要追究不落实的人。

 

会议的高效除了需要有完整的会议体系,三星还在时间和员工方面做好了把控,让每一次会议的价值都最大化:

 

第一,凡是开会,必须守时:设定时间,准时开始,准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

 

第二,凡是开会,必有记录:一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

 

第三,凡是开会,必有收获:每次的会议要当成一个小型的培训,三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。管理者要说有价值,跟会议相关的内容,下属也要能用专业的沟通模式发表自己的意见,形成无障碍的沟通。

 

 



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