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构建高质量企业学习会议生态圈


在企业主题讨论中,大多数之所以无聊、单调、各说各话、争吵不休、推委敷衍,是因为缺少了一种能让团队高效的会议学习工具,在集思广益的团队中,单一的使用一种引导技术明显是不能满足团队的要求,为何不尝试使用下面的另富有成效的会议模式-开放空间(Open Space Technology)简称OST。


会议的目的有很多种,若是做政策宣示,已有明确的方向、答案,就不适合用这种技术,可是大部分的会议是要集思广益,即藉由会议的形式激发参与者的智慧与经验,找到最佳的可行方案,有效的解决问题。因此,「开放空间」式的会议之前应该是没有人知道答案在哪里;换言之,要对答案开放(open),才有可能找到答案。若还没有开会,就已经有结论,那就不必开会了,可是大部分的会议却在已有答案的窄小空间里,各执己见、揣摩上意、附和两句,难怪开会时会觉得很闷,也激荡不出什么好点子。


「开放空间」就是创造出一个可以相互讨论的平台,没有人知道答案,对未知开放,以随时准备迎接惊喜的心,勇敢的提出自己的看法,同时也敞开心门,倾听别人的想法。


1
“12步关键流程”

     集思广益,激发好奇心


在会议期间,每个参与者可以在主题框架下,提出自己关心的问题或自己想要解决的问题或需求,并在不同参与者之间形成关注并致力于解决同一个问题或需求的小组,在既定的规则下开始小组讨论工作。那执行开发空间会议需要遵循怎样的规则呢?


出席的人都是最适当的(whoever come is the right people)


不管何时开始都是最适当的时间(whenever it starts is the right time)


不管发生什么,都是当时只能发生的事(Whatever happen is the only thing that could have)


结束的时候就结束了(When it's over,it's over)


开放空间会议执行步骤:


1.确定会议主题:需要处理并且复杂的潜在冲突议题。

2.确定会议场地以及布置,会议布置最好采用维圈而坐的方式,没组人数控制在5-8人。

3.带领人/召集者组织成员相互认识进行破冰。

4.将会议规则公布参与者,让组员充分了解规则。

5.带领者陈述主题的由来,说明议题的目的。

6.根据主题内容,参与者每一位针对主题进行发言,表达自己对主题的认识。

7.分组讨论主题内容产生的原因,用大白纸进行归纳总结,然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。

8.针对每小组的讨论结果,带领人再归纳总结出所有原因,达到大多数人都赞成讨论结果。

9.根据讨论出的原因,分组讨论相应的应对方案,用大白纸进行归纳总结,然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。

10.针对每小组的讨论结果,带领人再归纳总结出所有方案,达到大多数人都赞成讨论结果。

11.制定实施的时间,并进行分工,执行方案。

12.评估方案执行的情况,形成会议的评估报告与行动计划方案。



在会议过程中。每一个议题的讨论时间很有弹性,通常在一小时到一个半小时之间,可视实际情况延长或缩短。在讨论的过程中,开放空间会议鼓励参加者运用「双脚法则」,意思是每一个人都要为自己的学习负责,你可以在某一个讨论时段,参加这一时段中你有兴趣参与的议题,在这个议题上,若你觉得没有学到东西,或认为自己在这项议题上已没有贡献,就可以运用你的「双脚」,很自由的到别组去讨论,或暂时休息一下也可以。

 

2
“两面墙”

 主题墙和新闻墙


在开放空间的会议里,有两面“墙”起到了关键作用,而这也开放空间的一大特色,如何有效利用这两面墙是考验催化师的引导技术功底。


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1、主题墙的作用主要有两个方面,第一方面是在步骤6陈述主要议题的时候,将议题用时间段的形式划分为4-5面主题墙;第二是在步骤8中,参与者将小组讨论的议题发表后将结果贴在对应的时间段的主题墙下面。


2、新闻墙与主题墙是相互配合使用,相辅相成,主要使用在下面的四个方面:


◆ 全体参加者到新闻墙看看今天所有的讨论结果,若有需要可以在各议题的会议记录上加    上自己的意见,或修正自己的看法,以便整理记录更完整。


◆ 每个人发五个红色小贴纸,贴在你认为最重要的会议记录上,不一定每一个重点贴一        张,若觉得这个实在太重要了,可以把五张贴纸贴在同一个点上。经过这个步骤之后,    在新闻墙上可以很明显的看出大家认为重要的关键点集中在少数的几个地方,这已形成    初步的共识。


◆ 针对有初步共识的重要部分,每一个人想一想把自己在那一方面有兴趣、能有所贡献,    可以主动认养或另组小组做更深入的讨论。


◆ 若时间允许,可针对几项焦点问题,展开进一步的行动计划,把大家的智慧化为行动。    开放空间会议把尊重人,及相信每个人都能有所贡献的理念,透过具体的形式(游戏规      则)展现出来,进而引发许多颇具建设性的走向行为。


从上面的操作方法可以清洗看出开放空间的核心思路是:理念-形式-行为-行动计划。这会成为一种良性循环的增强回路,带动整个会议的气氛,爆发出一股惊人的生命力。


 

3
“四种关键角色”

  相辅相成、职能鲜明


开放空间的人员配备与关键职能一般是包括四种,但这可以跟讨论人数和会议规模选择:


角色一:带领人


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带领者关键职能:带领者需要具备亲和力、带领能力、观察力、表达能力等技巧。能把控整个会议的节奏,尽量将每一个环节控制在计划的时间内。用最简单明了、最朴实的话语将会议主题内容阐述清楚,务必让每一个与会人员都明白。关键是要保持中立的立场,不对任何人、任何观点带有主观意识,务必做到公平、公正以及尊重的原则。


角色二:催化者


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带领者关键职能:在小组内讨论各个主题时,催化员需要引领组员尽量围绕主题开展讨论,不能偏离主题太远,但是催化员不能提出实质性的建议。把握时间限制,尽量按照计划的时间范围完成讨论。如果小组讨论内呈现出冷场或无人发表建议的情况,催化员需要把握现场气氛,同时保证每一个组员都有发言的机会。在讨论中,对于某些偏内向或者容易害羞的组员需给予鼓励支持,不需要逼迫其必须发言,但可以多关注对方,让其无压力地表达意见;当某些组员垄断讨论时,因适时提醒对方将发言的机会让予他人。


角色三:观察员


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观察员关键职能:现场拍照或用其他的影像等技术记录下会议的整个过程。细心观察参会人员(包括带领人和催化员等)的语言、认知、情绪、行为等,并且在会后总结时,提出自己观察和感觉到的一切事物。若讨论现场有突发情况,而带领人没有发现问题的情况下,可以适时提醒带领人注意协调。


角色四:记录员


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观察员关键职能:详细记录整个讨论过程,包括每一位与会人员的语言、表情、行为等。在整个会议结束以后,形成书面报告并对会议记录备案,方便日后的复盘与行动计划的安排。


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  高质量     会议模式  






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