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ABB集团:打造统一化培训神器


ABB集团发现了一种有效的方式,可以统一培训数以千计分散在世界各地的工程师。


在2011年之前,全球电力和自动化技术领域的巨鳄ABB集团(Asea Brown Boveri Ltd.)采用的是一种高度分散的培训方式——业务部门自己安排培训活动,包括让培训师现场讲课、提供外派培训以及和供应商合作等方式。但是,有两个因素使得这种培训组织形式难以持续:第一,通过收购兼并,ABB集团的扩张速度非常快;第二,其产品对软件的依赖性越来越强,软件工程师的作用也更加关键。尽管我们觉得分散的培训性价比更高,但这两个关键因素却要求培训更加统一化。


2009年,我受命帮助ABB,将面向数千名软件工程师的一系列培训方案、实践、工具进行标准化。我们需要分布在52个国家的软件工程师明白,如何以相同的方式运作同一种流程,无论他们身处何地。在研究了培训的各种方法之后,我们总结出三点:开发公司内部的培训课程对于保证培训的一致性而言非常必要;网络座谈会和e-Learning应该是开展培训最合算的方式;若要让工程师在恰当的时间得到合适的培训,那么和课程设计师合作将会是最明智的选择。这一系列要素构成了日后的“软件开发改进项目”(Software Development Improvement Program,SDIP)。


选择正确的培训形式和执行人员


SDIP项目实施之前,业务部门为了特定产品的培训问题,会各自和工具供应商合作。这种做法价格不菲,但并非百分之百成功。忙碌的工程师及其管理者不是很乐意为了培训而花费时间出差,业务部门很难找到一个合适的机会去组织足够的员工参加培训,聘请培训师到现场讲课也就无法达到预想的效果。


“同时派遣多名员工去参加一次课堂培训对我们来说的确是个难题。”印度分部的一线经理Bhat解释道。


由于缺乏核心政策,公司和提供培训的供应商协商时难以签订满意的价格。以讲师引导流程为主的培训项目特别昂贵,因为这种培训通常比较依赖咨询顾问,而顾问讲授一个系列课程的报价高达10万美元。


在线培训的性价比最高


虽然专业的面对面培训更加有效,但它需要的成本也是最高的。2012年,Caper Jones & Associates的一项研究指出,在线培训是最高效也是最具性价比的培训方式,它对面授课程毫无依赖。


最初,我们担心互动的问题。尽管视频培训已经有了数年历史,但这个形式没有给学员提供提问、与同学和讲师互动的机会。因此,我们决定利用网络研讨会的方式培训,它具备我们一直寻求的互动性因素。


项目运作的人选至关重要


在决定了培训形式之后,我们需要敲定组织这些研讨会以及担当主题内容专家(SMEs)的合适人选。尽管ABB拥有一个创建产品培训项目的教学设计师团队,他们可以成为SDIP项目的资源之一,但其主要任务是为客户服务,不可能重视内部培训团队的需求;在现成的SMEs方面,ABB的研究团队可以提供帮助,但是这个团队成员的首要任务并非充当内部培训的SMEs。


关于人员选择,我们的解决方案分为四个关键点:


第一,与外界的教学设计师签约,请其帮助构建课程,同时由公司内部专家作为其咨询顾问;


第二,采用专业催化师和签约的SMEs来处理在线直播的研讨会;


第三,与一家拥有现成可用的教学设计师的机构进行合作,请一位该机构的领导专门管理该项目,并且在合约中说明;


第四,为了聘请SMEs,我们选择了第二家机构,与教学设计师的机构区分开。


利用敏捷方法开发课程


由于供应商会安排有关工具的培训,又基于首席技术官对业务部门的期望,我们便将开发精力聚焦于提供标准化流程和实践的课程。该标准化流程包括了编写要求、架构、设计、检验、确认等环节。我们仔细为每门课的等级做了标注(强制、基础、高级),列出参加课程的先决条件,设置学习轨迹。


我们花费了很多时间和业务部门一起工作,将培训课程按照合理的序列排好,并且依据模块划分课程内容,使其架构足够简单,人们能够立即学以致用。同时,我们也为晋升或申请公司内的另一个职位所需的技能匹配了相关课程。


当受命创建公司内部职业培训课程时,我们不能花费太长的时间来完成它,而要找到一种快速进行的方式。为了保证课程开发的质量和效率,我们向受训者(即软件工程师们)取经,然后采用了一种课程开发的敏捷方法。


敏捷是一种迭代且递增的方式,能够避免像其他典型的开发模式一样,因设定了期限而导致行动匆忙。由于敏捷方式在软件开发产业里很常见,我们的内部SMEs认为它是一个很有意思的拼合过程。而签约的外界SMEs也非常欢迎敏捷方式所共有的“快速成型”特点,因为这让他们可以在成型阶段及时调整课程内容,以免之后需要大幅度修改。


在我们的开发周期当中,试用测试版本的课程之前,需要对课程材料进行三次回顾审查。我们邀请了所有利益相关者参加每一次审查,验证内容的技术准确度,并弥补可能仍然存在于内容中的漏洞。早期使用ADDIE方法开发课程的时长会持续3个月,而敏捷方法为之节省了4个星期。其实,使用敏捷方法只需要简单变更工作流程,因为你依旧得分析内容,并为目标学员辨识最佳的课程设计方式。其不同之处在于审查过程的效率大幅提高。敏捷方法让设计师和SMEs之间的接触更为亲近,这种亲近的联系把他们重复工作的风险降至最低,增加了SMEs对内容问题的反应时间和立即解决问题的机会,从而缩短课程开发全过程的整体时长。


促进员工参与


我们都知道,如果没有员工报名和出席课程,这个项目不可能得到成功。在第一年,我们必须达到2500名员工注册课程的目标,这样项目才有可能延续下去,实际上我们超过了这个目标人数的50%。从中,我们领悟到了在推行培训项目时应该用到的五种秘诀。


注意时间安排


由于ABB集团在52个国家都有软件开发人员,我们为每一个时区都提供了至少一个比较便利的上课时间(在工作时间之内),同时避开了周一和周五。美国、印度和欧洲的公司也不会在假日安排课程。


视员工为客户


我们启用了一位全职的内部课程协调人,引导员工通过在线注册流程,回答各种必要的问题,提醒员工有课程即将开始,视员工为客户,尽量服务全面。我们相信这一方式有助于将上课的缺席率保持在20%或以下。


整个软件行业中,在线课程的缺席率平均达到了40%,我们的课程缺席情况只是这个数据的一半。


越过经理直接联系员工


尽管经理仍是最关键的联系人群,但我们也在得到允许的情况下收集了上课员工的邮箱地址。发送给员工的邮件标题更为直接清晰,使得邮件点击率从2012年的27%跃升至2013年的36%。


我们也创建了一个资料数据库,用来跟踪每一名学员参加的课程类型,当其他类似课程或者该领域下一个等级的课程开放时,学员将得到通知。


建立一种紧迫感


经过一段时间的实践,我们总结出,如果每四周或每六周无限期地提供同样的课程,员工不会产生需要注册的紧迫感。为了促进推广课程,我们通知员工,所有课程只会在某一个具体时间开放注册。课程也会时常更新,但我们从不暗示他们可以无限供应。


使用专门的虚拟培训设施


我们拥有专用的网络会议服务器,因此在现场网络研讨会中,网速和互动性都不存在问题。


拥抱累累硕果


SDIP培训项目的成功显而易见。从2011年初次登场到2014年,全球有超过一万名员工报名参加。项目创建了超过100门课程,开办了180场网络直播研讨会。


项目课程获得高满意度


根据77%填写了在线调查(该调查在课程结束之后立即上传到网上)的学员的评价,该项目的满意度达到了98%。超过一半的学生表示,他们能够立即应用从课程中学到的知识。在使用网络研讨会的第一年之后,我们增加了谈话和投票环节以强化互动性。这些更新使学员对互动性的满意度从86%增加到93%。


投资回报率吸引经费支持


集团的五大部门非常热情地支持了SDIP项目,每年都会拨出自己部门的预算来为培训提供经费。他们之所以能持续这么久,投资回报率起到了重要作用。


在创建第一个课程之前,我们需要吸引一个可靠并且能够促进员工参与的资金支持来源,而集团五大部门相对都很独立,是投资培训的最佳资源。感谢每个部门每年的贡献,我得以获取高管对SDIP培训项目的经费支持。在这种情况下,我们每年处理一次预算,学员不需要向其经理申请批准参加课程的经费。这在很大程度上移除了招生的障碍。


该经费机制也为我们提供了促进员工参与的关键指标。我们让所有部门都知道了有多少名学员报名,以及和每个部门的投资贡献之间的联系。如果一个部门支付了SDIP培训预算的30%,而其报名的员工只占所有学员的23%,那么管理者将会想方设法鼓励其他员工参与。


有了公司五大部门的经费支持,我们避免了在预算紧张的时刻被作为公司单个产品砍掉的命运。当其他部门支持了这个培训项目时,他们利用该项目为部门创造价值,我们也回答了管理者最头疼的问题之一:我应该如何让自己的团队成员能够在不停工的情况下得到合适的培训。


Bhat说:“清晰的培训计划让我们的团队成员能够更便利地参加该项目,生产率也得到了很大提升。SDIP培训项目使我们的生活变得更为轻松、容易。”


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